LES BONNES PRATIQUES POUR RÉUSSIR VOTRE SÉMINAIRE !
Un guide complet pour un événement bien orchestré.
COMMENT BIEN ORGANISER VOTRE SÉMINAIRE ?
Manque de planification, choix inadapté du lieu, négligence des détails logistiques… Ces erreurs courantes peuvent compromettre l’impact de votre événement.
Un séminaire est un moment fort de la vie de l’entreprise. C’est l’occasion pour votre équipe de renforcer sa cohésion, d’améliorer la communication interne et de stimuler la créativité pour une meilleure performance collective.
Pour éviter que votre évènement tourne au cauchemar, nous vous conseillons de suivre ces différents conseils :
LES 10 ÉTAPES CLÉS À SUIVRE
1
Anticipez
L’organisation d’un séminaire ne doit rien laisser au hasard. Pour garantir la disponibilité des prestataires, bénéficier d’un large choix de lieux et fixer la date idéale, prenez les devants en vous y prenant un an à l’avance !
Un séminaire peut mobiliser votre équipe sur plusieurs jours. Anticiper, c’est offrir à vos collaborateurs la possibilité d’organiser leur planning en amont, afin de mieux gérer leurs tâches.
• Recherchez et comparez des lieux adaptés
• Contactez et vérifiez la disponibilité des prestataires
• Établissez un planning préliminaire et réservez avec acomptes dès que possible
• Informer vos participants bien avant l’événement pour qu’ils puissent s’organiser
2
Définissez un objectif précis
Avant toute chose, clarifiez le but de votre séminaire : Souhaitez-vous renforcer la cohésion au sein de votre équipe, former vos collaborateurs sur de nouvelles compétences, présenter une nouvelle stratégie, un nouveau service ou un produit ?
Des objectifs bien définis orienteront vos choix.
- Listez les objectifs principaux et secondaires du séminaire
- Définissez des indicateurs de succès pour chaque objectif
- Communiquez ces objectifs à toute l’équipe d’organisation
3
Analyser votre audience et ses attentes
Le contenu et le format de votre séminaire doivent s’adapter au profil des participants.
Considérez leurs fonctions et leurs responsabilités, leurs besoins spécifiques et leurs niveaux de connaissance sur les sujets abordés.
Il peut être bienvenu de lancer des sondages auprès de vos salariés pour connaître leurs suggestions ou le format de séminaire qui leur convient le mieux.
- Réalisez un sondage interne pour comprendre les attentes
- Créez des personas pour représenter votre audience
- Pensez accessibilité et aux besoins particuliers que pourraient avoir vos employés
- Adaptez le contenu et le ton des interventions
4
Déterminez un budget réaliste
Une mauvaise estimation budgétaire peut entraîner des dépassements de coûts, qui affectent la qualité des prestations et l’expérience des participants. Il est crucial d’établir un budget réaliste en tenant compte de tous les postes de dépenses.
Commencez par identifier les coûts principaux tels que la location du lieu, le transport, l’hébergement, la restauration, les activités et la communication. Allouez une marge pour les imprévus, généralement entre 5 et 10 % du budget total.
Accordez du temps au suivi budgétaire et négociez avec les prestataires pour surveiller les dépenses en temps réel et négociez pour obtenir des tarifs avantageux.
- Établissez une liste détaillée des dépenses prévues
- Comparez plusieurs devis pour chaque poste
- Gardez une marge de manoeuvre pour les dépassements et imprévus
5
Choisissez un lieu approprié
Le choix du lieu est crucial. Optez pour un espace adapté à vos objectifs et à votre audience, en tenant compte de la capacité, de l’ambiance, des équipements disponibles et de l’accessibilité.
- Cherchez différents lieux pouvant accueillir vos participants
- Assurez-vous que tous les équipements nécessaires à vos activités seront disponibles le jour J
- Vérifiez l’accessibilité des infrastructures pour vos collaborateurs ayant des besoins spécifiques
- Visitez les lieux avant de prendre une décision
- Réservez le lieu dès que possible avec un acompte
- Pensez aux transports jusqu’au lieu, au coût engendré et au temps que ce déplacement demande
6
Élaborez un programme engageant
Concevez un agenda équilibré entre sessions de travail, ateliers interactifs et moments de détente. Intégrez des activités qui encouragent la participation active et le networking.
Ne surchargez pas votre programme car les moments de pause maintiennent l’engagement et favorisent les interactions entre les participants.
Établissez votre programme journalier et laissez-vous une marge de manœuvre.
Faites appel à des conférenciers experts de leur domaine qui vous amèneront de nouvelles connaissances.
- Alternez conférences, ateliers et moments de pause
- Intégrez des intervenants inspirants
- Faites appel à des animateurs pour gérer et dynamiser votre évènement
- Surprenez vos collaborateurs avec des “surprises” bien venues
- Prévoyez des animations ou activités ludiques
7
Assurez une logistique sans faille
Une planification minutieuse est essentielle comme pour la gestion des inscriptions, la planification des transports, la réservation d’un service de restauration et de l’hébergement si nécessaire.
Ne sous-estimez pas le temps consacré à l’organisation de votre évènement, anticiper les imprévus vous permettra de garantir une expérience fluide aux participants.
• Créez un rétroplanning détaillé
• Vérifiez les transports et hébergements disponibles
• Utilisez des outils de gestion logistique
8
Communiquez efficacement
La communication avec les prestataires et les participants est cruciale pour éviter les mauvaises surprises et mettre votre équipe dans de bonnes conditions. Informez régulièrement vos participants avant, pendant et après le séminaire :
Envoyez des invitations détaillées, rappelez les informations clés et partagez les supports de présentation pour préparer et mettre à l’aise vos collaborateurs.
- Envoyez des invitations et rappels à l’avance
- Créez un guide de participation
- Prévoyez des points de contact sur place
9
Immortalisez l’instant
Profitez pleinement de cette opportunité pour capturer des souvenirs mémorables et renforcer votre image de marque. Valorisez la cohésion de vos équipes avec des visuels percutants qui illustreront votre culture d’entreprise tout au long de l’année. Faites appel à un photographe professionnel pour un rendu impeccable et organisez des séances photo créatives lors des temps forts. Offrez un livre photo ou une vidéo souvenir à vos collaborateurs, et laissez-leur également des moments de détente sans appareil pour favoriser leur bien-être.
• Réservez un photographe ou vidéaste professionnel
• Planifiez des moments dédiés aux photos d’équipe et aux moments spontanés
• Créez un espace photobooth pour des clichés amusants tout au long du séminaire
• Montez un album photo numérique ou physique à partager après l’événement
10
Évaluez le succès de votre séminaire
Après l’évènement, encouragez toujours les échanges afin de collecter les retours des participants et analysez les indicateurs de performance pour identifier les axes d’amélioration.
Questionnez également les personnes qui n’ont pas participé pour en comprendre la cause.
Ce feedback vous permettra d’organiser plus sereinement vos prochains évènements d’entreprise et de faire les ajustements utiles.
• Distribuez des questionnaires de satisfaction
• Analysez la participation et l’engagement
• Organisez un débriefing interne pour identifier les points d’amélioration
Confiez-nous l’organisation de votre séminaire !
Vous l’aurez compris, organisez un séminaire est un exercice fastidieux qui demande du temps et de l’organisation
C’est pourquoi nous vous proposons des offres originales clé en main ou sur mesure, en accordant une attention particulière à l’accueil, à la prestation et à la satisfaction client.
Découvrez ci-dessous nos offres prêtes à partir, dans des lieux uniques et marquants, et transformez vos séminaires en moments de votre stratégie d’entreprise avec l’expertise d’Onze Productions.
LAISSEZ-VOUS GUIDER PAR NOS SÉMINAIRES CLÉS EN MAIN
Vous cherchez une solution simple, efficace et sans tracas ?
Pas de panique, on a tout prévu ! Avec nos offres clés en main, nous vous garantissons un séminaire parfaitement orchestré : un lieu idéal, une logistique fluide et des activités qui marquent les esprits.
Choisissez, réservez, profitez !
PATRIMOINE ET ROMANITÉ
Offrez à votre équipe une immersion authentique entre patrimoine et traditions
Jour 1 – Nîmes : Matinée de travail en salle équipée, suivie d’une visite du centre historique et de ses monuments romains. Déjeuner gastronomique et soirée cocktail privatisée.
Jour 2 – Camargue : Plongez dans l’univers des gardians au cœur d’une manade, entre démonstrations équestres et repas traditionnel.
Séminaire clé en main : Hébergement 4*, restauration raffinée, découvertes uniques.
A partir de 450€/pers.
(25 personnes minimium)
CONVIVIALITÉ ET ANIMATIONS MUSICALES
Offrez à votre équipe une immersion dans l’élégance et l’histoire, au cœur du Château de Flaugergues.
Après une après-midi en salle de réunion, profitez d’un cocktail dînatoire au chateau de Flaugergues, suivi d’une animation Music Show interactive et d’une soirée DJ pour un moment de cohésion inoubliable.
En option : conférence thématique adaptée à votre secteur.
À partir de 180€/pers
(50 personnes minimum)
OLYMPIADES AU CLUB
Offrez à votre équipe une expérience unique alliant travail, cohésion et festivité au Club Belambra de La Grande Motte.
Matinée : Session de travail en salle plénière équipée, propice aux échanges et à la réflexion stratégique.
Après-midi : Olympiades team building relevez des défis ludiques et sportifs pour renforcer l’esprit d’équipe dans un cadre stimulant.
Soirée : Dîner suivi d’une fête animée par un DJ, pour un moment de détente et de convivialité inoubliable.
Séminaire clé en main : Hébergement en chambres confort au Club Belambra, restauration complète, animations exclusives.
À partir de 400€/pers
(Base 250 personnes minimum)
AVENTURE ET COHÉSION
Vivez une expérience unique mêlant travail, aventure et convivialité, dans un cadre naturel exceptionnel, pour
renforcer la cohésion entre vos collaborateurs.
Après un bon café d’accueil, commencez la journée par une matinée de travail en salle de réunion. Après le déjeuner, place à l’aventure : VTT et exploration souterraine avec rappel et tyroliennes, de quoi faire le plein de sensations !
De retour, une collation vous attend, avec des douches à disposition pour plus de confort. La journée se termine en beauté avec un BBQ, une plancha et une soirée animée par un DJ. Puis, direction votre chambre pour une nuit reposante bien méritée.
À partir de 260€/pers
(20 personnes minimum)
ILS NOUS FONT CONFIANCE
ET ILS ONT RAISON !
On répond à vos questions
Pourquoi organiser un séminaire pour mon entreprise ?
Un séminaire est l’occasion idéale de renforcer la cohésion d’équipe, de former vos collaborateurs sur de nouvelles compétences, ou de partager des informations stratégiques. C’est aussi un moment propice à l’innovation, au networking et à la stimulation de la créativité, essentiel pour la performance de votre entreprise.
Quel budget prévoir pour un séminaire d’entreprise ?
Le coût d’un séminaire dépend de nombreux facteurs, tels que le lieu, le nombre de participants, la durée de l’événement, les services inclus (transport, restauration, hébergement, conférenciers, etc.). Nous proposons des offres sur mesure et vous fournissons un devis détaillé en fonction de vos besoins.
Est-ce que vous proposez des séminaires sur mesure ?
Oui, nous proposons des séminaires personnalisés en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Que vous souhaitiez un séminaire axé sur la formation, la motivation de l’équipe, ou la présentation de nouvelles stratégies, nous adapterons le programme à vos objectifs.
Quels services sont inclus dans vos offres ?
Nos offres incluent la gestion complète du séminaire : réservation du lieu, gestion des inscriptions, logistique de transport et hébergement (si nécessaire), services de restauration, accompagnement tout au long de l’événement, et même l’accès à des outils numériques pour un séminaire hybride.
PRÊT À VOUS LANCER ?
contact@onze-productions.com